远程办公难？实战经验为你打消4大顾虑
正值疫情当前的特殊时期，人社部和各地政府这两天纷纷出台延期复工的通知，各企业陆续响应，启动了远程办公机制。为了减少人际接触，有效防范疫情扩散，远程办公成为了很多企业目前的必然选择。远程办公在之前是一个离大家很远的概念，不少企业因缺乏实践经验，对远程办公能否有效实施存在疑问。
字节跳动这几年发展迅速，数万名员工分布在全球 50 多个国家地区。远程，对我们来说是常态。在字节跳动内部，飞书团队是分布最为广泛、远程协作城市最多的团队之一。基于对国外先进企业工作方式的调研，以及对内部效率工具的思考和优化，我们探索出了一套远程协同方法论。远程办公，一样可以高效顺畅。因此我们特地总结远程办公实践，与您分享。
以下内容希望分享给节后有远程办公需求的团队，打消针对远程办公的常见顾虑。
远程办公“看不见，摸不着” ，如何保证质量？
解决方案：结果导向，所有的工作过程与成果对全员可见
远程办公“看不见”、“摸不着”是企业和员工的第一大顾虑。我们的解决方案是——通过工具让项目进展清晰可见，结果可衡量。
保证远程工作质量需要用“结果导向”进行团队管理，如果工作过程是清晰可见的，那工作成果就一定是明确且可衡量的。为了让工作过程清晰可见，一开始就要建立项目管理文档或看板，明确项目路线图。
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在我们团队，更常用的词是 Owner，而不是 Leader。Leader 的数量整体上是有限的，但即便是刚入职的新同学，每个人都可以是一个子任务的 Owner。 Owner 不发号施令，而是做全能担当，需要非常了解工作细节，明确每项子任务的完成时间点、完成标准、评审时间，以确保工作流程中尽可能少地踩坑。
同时，每个人的个人任务管理也在云空间上实现。例如，我们利用云空间文档协作，共同编辑汇总工作周报，让其他团队成员一眼得知，最近手头在做什么，近期有什么计划。有疑问的地方，会直接在文档里评论交流。
在我们团队，更常用的词是 Owner，而不是 Leader。Leader 的数量整体上是有限的，但即便是刚入职的新同学，每个人都可以是一个子任务的 Owner。 Owner 不发号施令，而是做全能担当，需要非常了解工作细节，明确每项子任务的完成时间点、完成标准、评审时间，以确保工作流程中尽可能少地踩坑。
同时，每个人的个人任务管理也在云空间上实现。例如，我们利用云空间文档协作，共同编辑汇总工作周报，让其他团队成员一眼得知，最近手头在做什么，近期有什么计划。有疑问的地方，会直接在文档里评论交流。
远程办公沟通效率低，如何有效传递信息？
解决方案：区分任务优先级，异步沟通与同步沟通结合，用办公套件降低软件切换成本
远距离造成的低效沟通，是企业的第二大顾虑。
在此前的远程办公中，企业往往会用到不止一个效率工具。比如项目管理有一个软件，而知识共享用的是另一套服务。不同工具之间频繁切换，导致工作无法聚焦。
飞书是新一代的企业办公套件，整合即时沟通、日历、音视频会议、在线文档、云盘、工作台等功能于一体。无需安装和切换多个应用，协作沟通效率大大提高。
- 沟通效率低，常常是因为信息过载，重点信息无法被有效传递。
在非远程办公的环境下，相信大家都会有这种体验：你好不容易才进入的全神贯注状态，任何时候都可能被其他人因为各种理由打断。在家办公，某种程度上把你从这种状态中解救了出来。只要计划得当，你完全可以在一天内拥有几个整块的时间，并自主决定信息处理的顺序。
不是每一个问题都需要立即解决。我们需要认清优先级。
飞书即时沟通提供勿扰、关闭消息提醒、稍后处理、置顶、加急、智能会话盒子、PIN、收藏、完成等功能，这些功能的目的非常一致，都是为了帮助评估每条消息的优先级。
优先级高的信息源，置顶并优先处理；不重要的群聊，先静音并收到会话盒子里；
不紧急且不重要的信息，选择稍后处理，能保证不遗漏。
- 区分优先级，遇到紧急高优任务则采用更实时的沟通方式，即音视频会议。
“打字说不清楚的”，即时发起语音/视频通话；需要多方协作的复杂任务，采用“群聊+多方会议”，降低单点沟通所造成的信息不对称。
面对多个地区团队同步难的问题，我们沿用了《Remote》一书里提供的建议：通常设定 3-4 个小时每日重叠的工作时间，把视频会议安排在重叠的时间段内进行，其余时间进行异步沟通，并保证工作过程清晰可见。
远程项目协同难，担心进度被落下？
解决方案：创建项目日历，定期开碰头会，以保持信息实时流动
无论团队大小，即便每个项目的方案大家都能看到，细节进展也并不是很容易同步。
有时候，同事不主动同步进展，是因为没有什么进展，但又不好意思说。一次不同步进展，就会有第二次，任务可能被一拖几天。最后的结果就是，项目无疾而终。
我们的解决方案是：建个项目日历，按照项目重要程度，设置日会、周会、双周会或月例会。
- 定期项目日历设置重要节点，即时提醒。
如果是远程协作的紧急项目，项目成员还需要把日程设为公开，保证紧急情况下能找到人，能快速查看忙闲。定期会议，保证了远程项目成员见面沟通的频次，有助于及时调整策略和方向。
- 会议共享屏幕实现面对面效果
音视频会议中的共享屏幕功能，完全可以实现面对面会议的效果，甚至在有限时间内会更高效。在我们团队，很多时候即使是线下会议，主持人也会通过开启视频会议来共享屏幕。在这个过程里可能还会录音，方便没有参会的同学快速重听，同步上下文。
- 会议纪要和 TO-DO 必不可少
为了避免“会开完了就真的开完了”的情况，我们每次会指定一个同学负责做会议纪要，会议群公告栏支持直接使用模板，协同完成会议纪要，把 TO-DO 落到笔头上。
企业信息传递慢，如何做好疫情防范和健康报备？
解决方案：飞书工作台已上架“健康报备”应用，还将提供多种疫情相关模板和应用
为了帮助公司把风险降到最低，做好整体疫情防控，员工需每日报备健康情况。如果用 Excel 统计，则需要层层汇总，工作量大。只用协作文档，又很难保证全员都被通知到。
我们在两天时间里开发完成了飞书健康报备应用，全体员工每日自动收到卡片提醒，并在手机上完成报备。在员工报备后由后台进行数据汇总，生成报告。
除了健康报备应用，还可以在飞书工作台上找到更多相关工具，并直接开启使用，无需在不同平台间跳转。
除此之外，为了保持消息畅通，避免造成不必要的恐慌，飞书内置的 RSS 助手可以完成疫情消息实时播报。通过关键字就可以订阅特定城市的疫情消息。
面对这次来势汹涌的新型冠状病毒肺炎疫情，希望我们的实践分享能回答各位对于远程办公的顾虑与疑问。积极探索实践，坚持在家办公，降低疾病风险，保证自己平平安安，就是共克时艰！
愿疫情早日结束，奋斗在一线的工作人员身体健康！
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附：在家办公与效率自检 Checklist
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