周报无罪，日报更香
“阿里取消个人周报制度”，成了最近的刷屏事件。消息称取消原因是个人周报的过度形式主义，如动辄数百字上千字，有的阿里员工还会旁征博引，甚至在周报中加入贴合阿里文化的文案。
周报本身没有错，但从阿里内部反应看，使用方式明显出现了问题。在Agilean 管理咨询过程中，我们一直建议个人写日报来进行每日的工作对齐，团队出周报来反映每周的工作进展。原因在于，以周为单元的个人周报反馈速度已经太慢，无法满足当前互联网时代的需要，长此以往，就逐渐沦为了形式主义的摆设。
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为什么我们建议个人用日报？
日报是一种更轻量、更易获得反馈的沟通机制，与周报相比，它有如下优势：
快速沟通与反馈闭环
日报的时间粒度是天，昨天做了什么，今天计划做些什么。与周报相比，日报中记录的工作更细致具体，也更容易沟通后执行，如优先级调整、进度风险提醒、前后端协作等。同时，团队负责人能针对团队当天的工作安排直接提供反馈意见，形成更高效的沟通闭环。
如上图所示，团队成员发出日报后，负责人可以根据成员日报的工作计划，对需要提醒和调整的工作优先级，与成员快速沟通，及时对齐。
内容更聚焦
日报用最简洁的文字，把昨天做了什么、今天要做什么描述清楚即可，无需添油加醋，更为聚焦。一天与一周相比，日报想多写都难，通常不会出现比谁写得多的问题。相应的，日报中的精华信息也更容易被负责人和其他团队成员快速获取。
对员工来说，像上图中这样的日报，最多5分钟即可完成，不会成为工作负担。
结果易检视
基于「天」的总结和计划，更容易检视。员工可以自行掌握每天的真实工作进度，团队也可以基于日报信息，进行自我检视和互相检视。
轻量聚焦的日报，比周报更适合团队内部的沟通协作。如果日报在运作中出现了文章开头周报的问题，比如需要每天花大量时间编写，员工间互相比较等，通常是日报的运作机制出现了问题。下面，我们以知微产品团队为例，介绍一个日报机制运作的成功案例。
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我们是怎么用日报的？
知微团队使用个人日报已近3年时间，日报已成为我们团队协作沟通和工作安排的第一道重要流程。
早上发日报
知微产品团队成员，会于每天上午9:30前，在知微日报小队中发出个人当天的日报，与团队对齐自己的昨日完成、今日计划、问题求助等信息。
写日报时，可以直接引用工作的任务卡片并标明进度，需要的团队成员能够通过日报中的卡片链接，直接打开查看工作任务详情。结合知微的 H5 功能，在知微中发出的日报，也会同步到飞书、钉钉等协同工具上，方便使用不同工具的团队进行内部沟通。
日报建议每天早上发出。早上的工作日报，是每天工作的良好起点，是团队成员进入工作状态的“唤醒事件”。在早上，团队成员们也会更有及时沟通对齐的意向。
如果晚上发日报，信息很容易被遗漏。一旦团队开始比谁发的晚，则容易进入一种恶性循环，更会影响大家的休息与健康。
结合站会快速对齐
结合与负责人和其他成员围绕日报进行的沟通，团队成员就可以根据当日工作优先级，调整自己的工作计划，并在接下来的站会上与团队快速对齐。「日报+站会」构成了对每日工作进行计划、沟通和对齐的完整流程。如下图所示，我们会结合知微看板的团队资源功能，开每日的线上站会：
站会上，团队成员依次讲解当日的工作计划，与团队同步需要协助的工作。讲解时，通过团队资源过滤出自己负责和点亮（高优先级）的工作卡片，阐述卡片中记录的重点信息。如果负责的工作进度有变化，则直接在站会上进行更新。
站会整体时间控制在15分钟内，每人发言时间控制在1分钟内，不针对某个具体工作展开讨论，不讲工作细节，只说关键信息（难点、进度计划、协作求助等）。对于不需要团队立即决策的工作，相关成员约会后时间再行讨论。
对日报来说，站会重要的不是对计划的二次强调，而是对日报工作事项执行的深化，确保成员在站会上充分对齐当日计划后，能快速进入工作状态，减少工作的执行阻力。
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如何让周报不浪费时间？
就像我们上文所说，周报不是不好。“苦周报久矣”，是周报被错用在了个人身上。
这里涉及周报和日报的一个根本区别：周报作为一种延时反馈的汇报机制，本身并不适合用于个人工作的反馈沟通，但适合用于团队整体工作进展的汇报和展示。
但是，团队周报不能简单写成“这周做了什么、下周要做什么”，甚至是每天工作的流水账。一份高可读性、有反馈价值的团队周报，应该注意以下两点：
周报不是所有团队成员工作计划和完成的总和，而是要有重点，有层次，包括关键成果、进度汇报、风险和问题透视等，便于团队和负责人进行有针对性的检视分析。
基于某个重要维度输出团队周报。例如，对于业务团队，重点客户拓展进度、客户线索增量周趋势等，可能是比较重要的维度；对于产研团队，产品版本、迭代、项目进展和质量等，是负责人比较关注的内容。
团队周报一般比个人日报内容要多，用传统方式输出团队周报，可能耗用比较多的时间。在追求用数字化手段提效增质的今天，无论业务团队还是产研团队，都应该有一份数字化团队周报：
上图是知微研发团队使用的产品数字化周报。团队的研发工作按版本进行，因此版本相关指标是该周报的核心，即展示版本的需求、缺陷等产能、质量指标的本周新增、完成、待办，从而有重点地显示产研团队的工作进展。
另一个重要内容是团队本周的风险和问题。因此，我们用版本进度燃尽图，以及受阻、遗留任务列表的形式，来进行整体透视（如上图右侧）。
业务团队周报则以客户数量、关键客户进展等重点业务指标为主。如下图的业务团队周报，即展示了一周活跃、新增、续购等客户数量，线索增长趋势、漏斗等业务相关指标：
与传统的团队周报相比，数字化周报有着非常明显的优势：
周报与团队数字化管理方式同步，通过在周报模板中预先配置好展示指标，以及指标的统计方式，数据会自动计算生成，无需再花时间手写。需要写邮件汇报时，将数字化周报下载或导出即可。
团队不同阶段关注的周报指标不同，如版本初期、项目立项阶段与版本末期、项目结项阶段，对产能、质量等指标的关注程度不同。因此，数字化周报可以随时配置调整周报的展示指标，确保周报中体现最关注、最重要的信息。
周报或日报的一方面是对过往工作的总结，更重要的是对未来工作进行计划。通过固定频率的汇报，与团队及时同步工作安排，也在沟通中尽可能消除工作执行的阻力，而不是让写报告本身成为阻塞执行的枷锁。从易于创新工作执行的角度看，时间粒度更小的日报适合个人，周报则更适合团队。而无论周报日报，都要考虑丢掉传统的手写汇报形式，开始尝试更有效率、更聚焦的数字化方式了。
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