如何利用系统OA进行企业员工人事档案管理

人力资源管理是企业管理的一个重要分支，企业每天都要涉及众多的人员管理问题，人员的增减变动能够直接影响到企业的整体运作。人事档案作为企业人力资源管理的重要部分，在企业正常运营中具有十分重要的作用。通过建立人事档案，及时了解企业每个员工的情况，方便管理者进行人事管理，提高企业内外部员工的整理质量，帮助企业有条理的进行人力资源规划，帮助企业更针对性的进行实施培训。
就目前来说，大多数企业的人事档案管理更多的在线下纸质化管理，管理水平落后。员工的人事变更信息不能及时跟进更新，导致人事档案信息真实度大打折扣；甚至有的企业没有专门的档案室来存放纸质化档案，造成档案丢失，影响了企业的正常运营管理。

通达创新针对企业遇到的这一问题，利用OA系统打造了一套完整的人事档案模块，从企业员工入职开始，贯穿员工在企业工作的完整生命周期。

一、人事档案系统实施亮点
1、建立统一规范的线上人事档案库
人事档案作为OA系统中的一个标准模块，包括人员档案建立，合同信息保存、变更，人事资源管理(如入职离职、人事合同、调职转职、员工奖惩等)。通过模板导入，建立线上电子化的人事档案，可在人事合同管理功能上设置对人事档案管理内的员工所录入的合同进行到期提醒通知。如若OA系统中现有的标准人事档案字段不能满足企业人事档案建立的需求，通达创新可以通过根据企业的需求进行二次开发，帮助企业实现人事档案电子化。

2、实现人事档案的动态管理
提起人事管理的根本，那就是“入、转、调、离”这四个字了，企业员工的人事档案也是围绕着这四个字进行的，这四个字虽然看起来简单，但是真正管理起来还是有难度的。
就以企业对员工进行内部的调动为例，传统的线下化办理不仅费时费力，在审批流程结束后，如若HR没有实时归档，可能就会造成员工人事档案信息的缺失，可能还会造成企业决策者的决策失误。通达创新的人事档案系统通过二次开发，将企业线上化的OA审批流程与人事档案相对接。以员工A部门调动流程为例，当A的部门调动申请流程审批通过后，自动归档到A员工的人事档案信息中，修改A员工的部门信息，并且生成一条人事变动信息，方便查询。
通过对接OA审批流程和人事档案模块，避免了员工人事档案信息更新慢、人事信息丢失的问题。当企业管理者需要的时候，能马上查询调用，大大提高了企业的运转效率。

3、实现人事档案的相关信息的统计分析
企业的领导者需要对公司的所有员工有大体的了解，如果翻阅传统的纸质化档案，不仅耗时耗力，所需要的数据也不能清晰直观的展现。OA的人事档案系统就轻松的解决了该问题，通过前期的开发，将所需要的字段都建立在人事档案中，在需要查看的时候，直接在统计分析中就可以查看到。以学历为例，公司董事长想知道公司员工学历分布情况，点开OA系统中的统计分析报表，就可以直观的看到公司员工研究生学历有多少人、占比多少；本科学历有多少人、占比多少等。通过直观简单的分析报表，领导决策者可以直接在OA系统中自行查看，节约了人工统计分析的时间，减轻了企业的人力成本和时间成本。
人事档案中的每个模块的每个字段都可以通过开发进行单独选择然后导出，且导出的时候可以导出Excel表或者导出固定模板的档案样式，当然这些都不是固定的，都是可以根据企业独特的需求进行定制开发的。

二、人事档案系统实施价值
电子化人事档案系统，通过将纸质的人事档案转移到线上，避免了纸质档案丢失、储存麻烦的问题，通过线上化的人事档案，简化企业管理，提高了企业人事管理的便捷度和效率，提高企业的运转能力。