项目工作推进不顺?你可能缺少这个
情境再现
魏阳刚刚接到领导的正式通知,因为工作业绩出色,他被从交付科调动到项目管理科。这也意味着,他从一名普通的项目工程师正式成为了专职项目经理!
魏阳一毕业就在这家公司的交付科工作,4年多的时间里,参与了大大小小很多项目,主要负责产品设备的调试、开通和故障处理工作。
魏阳是个特别有心的人,虽然刚一开始接触具体工作的时候也手忙脚乱,但是通过不断用心地思考、学习,包括向老员工虚心求教,他很快走出了混乱期,不到半年就成了科室里的技术骨干。
几年的项目工作摔打,不但技术问题不在话下,在与客户沟通方面,魏阳也有了明显的提升。很多客户都反应,魏阳不但技术水平高,而且为人随和、热情。有些项目经理需要与客户协调的问题,也会派魏阳去沟通,效果都不错。这次能得到领导的提拔,就是源于一封来自某重要客户的表扬信。
不久前,魏阳在处理该客户现场的一个设备中断故障时,不但问题定位准确、处理及时,使业务得到迅速恢复,还在接下来的系统巡查活动中,发现了一处电源设备的隐患,并协助客户安全地处理了这个隐患。这让客户高层领导非常满意,特意让办公室给魏阳所在公司发了一份传真,表扬魏阳对客户尽职尽责的服务精神。
这次得到领导的提拔,魏阳真是又高兴又紧张。自己的工作成绩得到了领导的认可和回报,高兴当然自不必说。不过从解决设备的技术问题转而带团队,他心里难免也有几分忐忑。
魏阳是个有心人,虽然平时的主要任务都是针对设备的技术问题,不过他在参与项目工作的过程中,也留意到了项目经理工作的特点:任务繁杂、责任重大、权力有限!
更重要的是,项目经理的工作重点从解决技术问题转向了对人的管理,那些经验丰富的项目经理在协调处理一些具体问题的时候都难免手忙脚乱,自己毕竟经验和资历都有限,怎么能让团队成员听从自己的安排呢?
情境分析
很多有经验的项目经理都有这样的体会:在项目工作中,良好的内外部关系往往起着非常重要的作用,特别是在资源紧张、要求苛刻的时候,光靠所谓的“硬权力”“大道理”,有时很难获得充分的支持和理解。这时候,更能发挥关键作用的往往都是项目经理的个人魅力。
什么是个人魅力?就是一个人在别人眼中、心中的印象。当这个印象是好的、正面的时候,人们就更乐于信任他、亲近他,给他以支持和帮助,对他的要求和需要做出更积极的回应;当这个印象是不好的、负面的时候,人们就会疏远他、厌恶他,对他的要求和需要做出消极、被动的反应,包括拒绝。
因此,如何建立和维护自己在别人心目中的正面印象,直接影响到一个人魅力水平的大小。特别是对于项目经理这个特定人群来说,在权力有限的情况下,个人魅力能够直接影响项目工作的效率和效果。一名优秀的项目经理如果做好以下四方面工作,就能有效提升自身的魅力。
愿意投入
投入什么呢?针对项目团队投入时间和精力。既然项目经理是团队的负责人,就要真正让自己融入团队,将自己尽可能多的时间留给团队成员。通过密切的接触和交流,既可以在第一时间掌握项目工作的即时状况,还有助于了解团队成员的个人特点,包括能力水平、脾气秉性、兴趣爱好等。
这里所说的时间和精力既包括工作以内的,甚至也应该包括一部分属于项目经理的私人时间。因为工作之余的非正式沟通,往往更有助于和团队成员建立良好的同事关系,和团队打成一片。
做到这一点,项目经理才有可能得到团队的接纳。如果项目经理只是负责分派工作、听取汇报,只顾低头忙着自己的一摊任务,忽略了与团队的交流,特别是非正式沟通,项目经理与团队之间只有“公事公办”的关系,二者之间就很难实现真正的融合,项目经理在团队成员心中的魅力也就无从谈起了。
为团队提供全方位的帮助
项目经理与团队之间最直接的联系就是项目工作,因此项目经理应该在具体工作活动中为团队成员提供有力支持。
为团队争取到尽可能充分的资源,创造尽可能良好的工作条件,抵挡和解决不必要的干扰与问题。在敏捷项目管理中就有所谓“仆人式领导”的说法,即项目经理要合理运用自身特有的权力与能力,做到“全心全意为团队服务”。
除了为项目工作扫除一些困难和障碍,更能帮助项目经理提升自身魅力的办法是在工作以外为团队成员解决一些切实的问题。在生活中提供有效的帮助,是赢得团队成员认可与信任的最佳途径。
例如,项目经理了解到团队里某位同事老家的亲属来到这里看病,于是通过自己的亲友、同学关系,帮助联系到放心的医院,帮忙挂上了专家号。这些看似生活琐事,但却最能拉近彼此之间的距离。因此,项目经理要全方位做好团队的服务工作,做团队成员的贴心人。
有技巧地激励团队成员
对很多项目经理来说,团队建设与激励真是一件让人头疼的事!首先项目工期紧张,没时间安排;再有众口难调,也很难让所有人都满意。最简单的就是聚餐,可每次都是吃饭,大家的热情也不高了。
实际上,团队建设与激励的方式方法有很多,不仅限于狭隘的休闲娱乐,更不只是吃饭、喝酒。团队建设的根本目标就是通过特定的活动激励团队,以提高团队的整体工作绩效。因此只要能提高绩效的方法,都属于团队建设的范畴。
例如,团队中最常见的一种行为——发送邮件,就可以起到很好的激励效果,提升团队成员工作的积极性。
现实工作中我们都有过类似的经历:当工作中需要某人给予配合的时候,我们给他(她)发了一封邮件,说明工作需求。但是,这封邮件我们往往还会同时抄送给第三方——领导,他(她)的领导或我们共同的领导。
这样做的目的很明确,尽管领导未必真的认真阅读这封邮件,我们只是希望借用领导的权威来给对方施加一定的压力。这种“告状”的方式也许会起到一定的作用,但是只要稍加改变,同样是抄送邮件,就能变成项目经理特别有效的激励手段。
项目经理对团队成员在工作中良好的表现应该给予及时、准确的认可、表扬,这有助于提振团队成员的士气,提高工作的热情和主动性。但是如果仅仅是来自项目经理的表扬,激励的效果显然是有限的。
如果项目经理将团队成员良好的表现以邮件的方式告知相关领导,再把这封邮件抄送给被表扬的团队成员,激励的效果就会大大提升:让领导知道自己工作中的成绩,对于被表扬者而言,能获得更大的满足感。
在物质激励有限的情况下,多用心从精神层面满足团队成员对于成就感、荣誉感的需要,同样能拉近项目经理与团队的距离,提升项目经理的个人魅力。
提升自身的专业技能
如果项目经理在项目所属的某个专业领域(包括项目管理领域)具备足够的经验、能力,而且取得过骄人的业绩,他就具备了所谓的专家权力。
当他以专家的身份给团队成员安排工作、管理项目的时候,就能得到更多的信任和服从,这种个人身上权威的光环能极大提升项目经理的个人魅力,从而有助于项目活动的推进。
个人魅力看起来是个人的事情,但在项目工作中又确实会转化成无形而有效的“软实力”。项目经理学会管理和改善自己留给别人的印象,有助于提升自身的魅力,进而让工作变得更加轻松、顺利。
情境回顾
1.项目经理要愿意投入足够的时间和精力,主动与团队打成一片。
2.全方位地为团队提供支持、帮助,有助于提升项目经理的个人魅力。
3.针对团队成员良好的表现给予持续不断的、多样的激励。
4.项目经理要主动提升自身的专业技能,增强专家权力。