6.4 RPA在财税领域的应用实例
6.4.1 费用报销审核机器人案例
1.案例背景
某商业银行在几年前已经完成财务共享中心的建设，财务共享中心需要对全行所有下级分行、支行、分理处等上百家下属机构的财务报销业务进行集中审核。负责财务报账工作的财务工作人员每天会收到几百笔的财务报销单据，财务报销审核的工作需要根据银行财务管理标准和报销审核规定，对上千张纸质餐饮票、交通票、住宿票、高铁票、机票等报销凭证和报销单进行一一审核。随着银行业务规模和人员规模的不断扩张，由此带来了财务报销审核工作量大、工作内容重复、工作烦琐枯燥等问题。该银行希望通过引入财务机器人代替传统的人工报销审核操作，以提升财务报销审核的处理效率，节省员工宝贵的时间和精力。
2.财务报销审核自动化解决方案
为了解决报销业务流程的痛点，该银行采用了RPA+AI的财务报销自动化审核解决方案。利用财务机器人重构了其财务报销的业务流程，极大地提升了财务报销处理的业务效率。该银行报销流程中的财务机器人的具体运作步骤如下。
·运用OCR技术，自动识别报销凭证和报销单里面的信息，提取发票、交通票、住宿票、高铁票、机票里面的字段内容以及报销单里面的人员姓名、时间、地点、费用等关键信息。RPA软件机器人自动登录税务总局增值税发票查验平台，填写登录信息，查询发票真实信息，并自动进行发票相应字段信息的比对，从而实现对发票真伪的自动查验。
·基于NLP技术，对报销凭证和报销单里面的报销金额进行标准判断和自动校对，对差旅时间、住宿日期、乘车日期进行自动审核，对交通工具级别（如飞机舱次、高铁、火车座位级别）和人员级别进行自动审核。在完成财务报销自动审核的基础上，RPA可自动生成当天的报销审核汇总表，以Excel的形式对审核通过和不通过的结果进行分类汇总。对于金额较大的发票，也可以采用RPA与员工相互协同的工作方式，工作人员可以对自动生成的审核汇总表进行再次复核，从而有效确保财务审核结果的准确性。
·RPA自动登录企业邮箱，将审核通过的报销单、报销凭证扫描件、电子报销单以及当天通过审核的报销汇总表（包括每个人的报销单流水号+员工号+初审结果+报销经费总额等）用邮件方式发送至财务领导复审，将审核不通过的报销业务及其原因说明，也以邮件的形式发送至对应公司员工的邮箱。
图6-5所示为财务报销审核的传统处理流程与采用财务机器人后的智能化处理流程的对比。
全天候待命的财务机器人能够自动检查待审批的报销单，提取其中的发票图像，完成发票识别、真伪校验、信息输入等工作，并自动生成自然语言的审批意见，最后通过邮件反馈给申请人和财务人员。通过票据的影像化、结构化、数据化，企业对费用的内审管控可在线高效、便捷地完成。
图6-5 财务报销审核的处理流程对比
3.报销流程自动化收益
通过采用OCR+NLP+RPA的智能财务解决方案，该银行财务共享中心实现了7×24小时处理财务报销审核工作，平均每天完成约几千张发票的自动校验与审核，效率提升500%，发票识别的准确率提升至近100%，审核的精细度、时效性都得到了大幅度提升，也有效降低了人力成本和管理成本。除了带来实际的业务价值，也极大地提升了银行智慧金融建设、科技创新发展的水平。
6.4.2 发票订单核对机器人案例
1.案例背景
对于某大型电商平台来说，财务业务管理中的发票到付款流程非常关键，因为涉及大量的供应商对接工作，以及大量的人工对账工作和团队沟通工作。在传统的手动处理流程中，该电商平台的财务人员需要花费大量的时间来梳理发票、核对发票与销售订单的一致性，并需要及时处理付款事宜，如果无法保证按时给供应商付款，将会带来一定的供应风险。
该电商平台采购部每年要从数千家供应商采购商品，这些交易每年会生成约200万张发票，采购部必须及时处理这些供应商发票，按月给供应商支付相应的款项。公司财务部以电子方式接收供应商开具的发票并支付资金，但有时会因为发票与采购订单之间信息不一致导致财务部门无法按照发票上的金额及时支付。要消除这些流程障碍，必须投入大量的人工筛查和核对工作，会严重影响付款效率，从而导致供应商的供货效率受到影响。
2.发票与订单核对流程自动化
该电商平台采购部通过采用发票与订单自动核对财务机器人实现了发票与采购订单的核对流程的自动化。为了做好实施准备，该公司首先对发票与订单核对流程的每个步骤进行了详细的动作研究和流程拆解，以设计最具可行性的解决方案，针对企业的业务特性，打造最适合于自己的自动化财务机器人，从而提高财务机器人的价值、效率和生产力。
发票与订单核对流程自动化项目的具体实施步骤如下。
（1）对发票与订单核对流程进行流程动作拆解，设计流程图，包括现有的业务流程和未来可能会变更的流程，以增强该财务机器人流程设计的适用性和流程调整的灵活性。
（2）梳理该流程中需要核对的数据集和核对校验规则，确认数据采集的可行性，以及核对规则的可行性方案。
（3）进行流程自动化的POC测试。通过POC初步验证该流程各环节中的数据采集的完整性并核对规则的准确率。
（4）开发发票与订单核对流程机器人，机器人将自动识别并匹配发票和采购订单之间的价格和数量。匹配的订单自动流转至付款流程，以进行下一步付款处理；不匹配的订单或有异常的订单自动派发给人工处理，并为采购商的下一步行动提供建议，以便解决未结发票的问题。
3.发票与订单核对流程自动化的收益
该电商平台采购部利用发票与订单核对财务机器人完成了大量的重复性任务，为采购部门和财务部门的工作人员节约了大量的时间和精力，提高了发票到付款流程的处理速度，规避了财务风险，加强了财务管控力度，向供应商付款的效率得到明显的提升，供应商对公司的财务效率的满意度也大幅提升。
·发票与订单核对流程自动化后，机器人代替人工完成了95%的发票与订单核对工作，只有不到10%的发票需要人工处理。
·极大地加快了处理发票的速度，缩短了发票的周转时间，每张发票的处理周期从32分钟缩短到了90秒。
·发票与订单核对流程全天候进行，极大地提升了产能。
·有效地规避了人工查验的疏漏和风险，提高了发票到付款流程的处理质量。
·实现了发票与订单核对结果的自动化流转，审核通过的订单自动流转到付款流程，审核未通过的订单自动流转到人工处理，实现了业务处理链条的打通和业务流程的无缝对接。
6.4.3 自动开票流程机器人案例
1.案例背景
某汽车制造商在中国大陆拥有超过2万名员工，其家用汽车在中国市场的年销量超过60万台。随着企业的市场规模不断扩大、销售业务不断拓展，公司财务部门专职负责开具销售发票的员工每月需要收集全国700多家直营门店和经销商的数万份销售记录，并按照购车客户的需求开具5000余张专项增值税发票。每到月末，财务部门经常需要加班到深夜，工作量是平日的3～4倍，以保证月结工作顺利完成。
2.开票流程自动化
该公司已有较为完善的财务信息化系统。在开票的过程中，财务人员需要收集并识别符合开票标准的汽车销售单类型，再根据客户购车信息选择特定金额的销售单，从财务系统中完成开票操作，并将开票完成的记录回传至财务系统，才能从系统中导出待开票的数据，财务人员对导出的开票信息进行人工校验后，导入发票管理系统进行开票操作。
开票操作主要涉及销售订单的信息收集、开票信息的采集和确认，以及财务系统开票流程的流转工作。为降低开票操作对人力的依赖，提高财务部门人员配置的合理性和有效性，该公司基于如下标准，采用自动化处理技术和RPA优化了财务的开票流程。
·对复杂流程的优化和改造。在充分了解客户需求、全面梳理业务流程的基础上，对复杂的业务流程执行优化、顺序调整或合并操作，减少人机交互次数，缩短跨部门、跨业务的等待时间。
·将简单流程进行标准化。在对复杂业务进行拆分并形成模块化流程的基础上，对于简单的流程，规范操作步骤、定义执行标准、统一管理模式，以期获得最佳运营效率和规模效益。
·标准操作流程自动化。在开票操作环节结构化、操作步骤规范化的基础上，进行机器人的设计、开发和测试工作，并记录自动化运行的结果，以期达到将财务人员从重复性劳动中解放出来的目的。
·通用业务处理智能化。从销售端的开票信息录入，到开票信息与销售订单的关联，再到营销系统与财务系统的数据同步，实现开票需求的一站式自动流转与无缝连接。结合RPA的应用，以期通过自动化手段提升企业的智能化管理水平。
3.开票流程自动化的收益
开票流程实现自动化以后，该公司提高了财务部门人员配置的合理性和有效性。财务工作人员变成了机器人的管理者，原有的大多数开票操作都可以交给机器人自主完成。机器人可自动读取开票需求、自动校验开票信息并完成开票操作，财务工作人员只需要在发票打印完成后审核和盖章。运用RPA之后，每个销售订单的开票流程由20分钟缩减到5分钟，每个全职员工每天的工作时间可缩短6小时，效率提升75%。在月末关账的峰值时段，机器人7×24小时的不间断工作能够很好地缓解财务人员的工作压力。
6.4.4 自动报税流程机器人案例
1.案例背景
国内某知名券商是中国证监会批准的全国性综合类证券公司，在日常的运营工作中，公司的督导保障部、交易管理部、客服中心、清算交收部、运营管理部、业务处理中心、财务部等都存在大量的重复性人工劳动，财务部门的问题尤为突出。
随着公司业务规模的不断扩大，该券商在全国各地的子公司数量不断增加，目前已有几十家子公司，纳税主体较多。随着金税三期政策的实行，税务局对于增值税发票管理的要求越来越严格。该企业每月进行税务申报的税票种类繁多，有的报税作业还需要分别登录不同地区的税务系统，过程十分烦琐，业务效率较低。
该企业正面临着如下业务痛点。
（1）报税科目多且易出错
·税务申报工作需要总部的财务人员登录不同省市的税务申报系统分别进行报税，涉及多系统交互操作，工作量大，出错率非常高。
·由于需要申报的税种科目多，涉及的税务报表类型非常多且报表逻辑非常复杂，报税操作所需要的数据源存在于不同的系统中，人工从系统中导出数据并加工处理的工作量非常大。
（2）重复性工作多且处理效率低下
·因涉及几十个子公司的税务申报工作，大部分子公司的税务申报工作统一由总部财务人员处理，因此税务计算流程重复率极高。
·报税数据通过人工进行数据的对比和编辑，数据采集的工作量较大，人工处理容易出错，报税数据需要反复校验。
·报税操作流程之间存在相互依赖关系，下一个流程依赖上一个流程，如果某一个环节出错，就需要多次校验，从而导致整体处理效率降低。
·要完成几十家分公司的全税种的报税工作，每个月需要300多个小时的工作量。
2.报税流程自动化处理方案
该券商公司对公司总部和各子公司的报税业务进行了详细的梳理，制订了报税流程自动化机器人的实施策略，将报税业务流程拆分为“数据采集、报表制作、数据校验、自动申报”四个业务环节，基于拆解后的业务流程设计并开发了自动报税财务机器人，通过RPA代替了原有的人工报税操作。
原有的人工报税流程具体如下。
1）财务人员从ERP或其他财务系统中获取税务数据；
2）按照不同的税种和各子公司所属地区不同的申报要求，制作申报表格；
3）通过人工方式根据统一制订的审核逻辑进行申报数据的审核与校验；
4）登录各子公司对应的税务网站并手动填入对应的数据，提交纳税申报。
采用自动报税机器人后的自动化处理步骤具体如下（如图6-6所示）。
1）通过RPA机器人从ERP系统或对应的财务系统中自动导出税务数据。
2）RPA机器人根据不同的税种申报要求和税务报表规则自动整理数据，生成申报表格。
3）RPA机器人根据标准的审核逻辑进行申报数据的初审校验，再通过人工进行简单复核。
4）RPA机器人自动登录各个税务网站并自动完成相关税务数据的填入、复核和申报。
3.报税流程自动化的收益
·提升税务申报效率
该券商每月的总报税时间从原来的300多小时降低至20小时，效率提升了90%以上。
图6-6 自动报税机器人工作流程
·降低业务出错率
在大数据量处理方面，RPA机器人相较于人工处理有极大的优势，可以提高报税流程处理质量，规避因人为错误而导致的返工，机器人处理的准确率可达100%。
·降低成本
数十家子公司的纳税申报过程几乎不再需要人工参与，极大地降低了企业在财务方面的人力成本，让员工把时间投入到更有价值的工作中去。
6.4.5 财务报表流程机器人案例
1.案例背景
国内某大型国资企业在全球各地拥有20多家子公司，公司业务主要包括供应链、地产、金融、制造业和新兴产业等五大板块。公司总部在若干年前就打造了一个高度一体化的核心业务系统，旨在支持海内外各级分支机构的统一信息化管理。公司总部每月需要汇总各分公司、子公司的财务数据并上报至国资监管机构。对于大型的跨国企业来说，一份集合了各子公司及分支机构的合并财务报表的诞生需要经历复杂的工作流程：从最开始的数据催收、查阅汇率、科目余额汇总、合并抵销，到最后的财务报告生成以及财务核对校验……这些繁复的操作对财务人员来说虽然枯燥，但又必须执行。
2.合并报表自动化流程
在实施RPA之前，该企业的财务报表合并统计工作完全靠手工处理，公司总部财务会计部每月需要向各分公司和子公司的财务人员催收该月报表，经过手工汇总、合并抵销处理，最终完成该月的合并财务报告。由于涉及大量的数据采集、数据汇总、汇率换算、差额核验工作，因此这一过程需要耗费财务人员大量的时间。
财务机器人的应用使得财务数据汇总工作的效率得到了很大的提升。该企业了解到RPA机器人在财务数据处理方面的强大能力之后，详细梳理了财务会计部的业务流程，经过评估，选择了规则明确、频率较高、人工用时较长的月度财务报告流程，对其进行流程自动化改造。
该企业的财务人员在RPA业务专家的指导下，梳理出6个可进行自动化操作的步骤，包括系统数据的导出和处理、邮件数据的催收、非电子化财务报告的数据处理、数据汇总及合并抵销、汇总财务报告生成、汇总财务数据上报。经过4周时间的RPA流程开发和流程测试，RPA机器人实现了上述6个步骤的流程自动化，具体说明如下。
·RPA机器人从财务系统中导出所需数据，并根据规则完成汇率数据和当月境内外合并数据的处理与计算，计算出期末余额，然后财务机器人对结果进行检查。
·RPA机器人在每月初自动向各子公司的财务人员发出催收邮件，并实时监控收件箱，收集各子公司报送的月报文件。
·对于部分境外子公司提供的非电子化财务报告，RPA机器人调用OCR处理组件对财务报表进行自动化解析，使之转换为电子化财务数据。
·RPA机器人对子公司报送的数据进行汇总，并根据抵销规则生成合并财务报表抵销分录。
·RPA机器人根据生成的数据形成当月财务报告。财务人员根据监管要求将当月的财务汇总报告定时上报至国资监管机构。
3.财务报表流程自动化收益
运用RPA机器人后，该企业的财务合并报表的处理效率得到极大提升，财务报表处理机器人在大约45分钟的时间内完成了原需3960分钟的工作量，效率提升了98.7%（如图6-7所示）。RPA机器人为该企业自动完成了月度财务报表汇总的全业务过程，财务数据汇总工作由原来的全人工操作转变为全机器操作。财务机器人在合并报表流程中的应用，使报表数据能够自动汇总和合并抵销，实现了财务报表的全自动生成，极大地缩短了财务报告的生成周期。通过对RPA机器人的有效应用，企业进一步提升了财务流程的自动化和智能化水平。
图6-7 机器人与传统流程执行效率对比